Os apartamentos com serviço de portaria são geralmente mais procurados pois oferecem mais tranquilidade. A verdade é que os serviços de portaria podem ajudar a manter os apartamentos mais seguros quando fornecidos adequadamente.
Porém, o que é necessário para garantir que o serviço de portaria seja entregue da melhor maneira possível?
Além de ler esse artigo, se você tem o objetivo de trabalhar nesse ramo, indicamos que você faça um Curso de Porteiro com o objetivo de melhorar a sua qualificação.
Vamos lá?
O que um porteiro precisa para se tornar um bom profissional?
Além de todas as questões técnicas e operacionais, o porteiro também acaba sendo a primeira impressão que um visitante ou um potencial acaba por escolher onde ele deseja morar.
Em um apartamento residencial, o porteiro pode até ser a primeira pessoa que um morador saiu para trabalhar ou faz suas tarefas do dia a dia. Sem contar que os porteiros também têm que lidar com os prestadores de serviços, como, por exemplo: entregadores e carteiros.
Por isso, é fundamental que a pessoa seja muito bem educada e pronta para lidar com o público. Com o objetivo de cumprir essa função, sempre se certifique de que o porteiro tenha boas habilidades interpessoais e de comunicação para transmitir a mensagem com clareza. Pesquise também se a empresa disponibiliza Cursos Online ou presenciais para a sua equipe.
Os porteiros devem estar aptos a receber, rastrear e identificar todos que entram no apartamento, incluindo itens. Esse trabalho deve ser feito com muito cuidado, afinal, está em jogo a segurança das pessoas e de seus bens.
Outro ponto a se considerar é que o porteiro tem muito pouca noção do que fazer com a tecnologia, pois o porteiro tende a se tornar cada vez mais automatizado. Porém, isso não se configura de que o porteiro deixe de existir, pois nada pode substituir seu olhar humano. Não há nada que o treinamento em informática não resolva.
Principais atividades do porteiro
Controle de acessos
Esta é a característica mais popular do porteiro. Os porteiros são responsáveis por controlar a entrada e a saída, sejam eles visitantes, prestadores de serviços ou moradores. Se alguém que não mora na área quiser entrar, deve se identificar e ligar para os moradores para pedir ou bloquear o acesso.
Este processo deverá sempre ser feito na entrada, sem a necessidade de percorrer longas distâncias. Para tanto, o porteiro deve ter ferramentas, como, por exemplo: walkie-talkies e câmeras. Se um porteiro estiver em dúvida sobre permitir a entrada de alguém em um apartamento, ele pode pedir aos moradores que desçam ou identificá-lo por meio de câmeras de segurança.
Correspondências e entregas
Devido ao alto tráfego no apartamento, tudo o que chega é filtrado na portaria. Ele é responsável por rastrear os itens recebidos e encaminhá-los para cada proprietário da unidade.
Ao retirar a mercadoria, é recomendável que a portaria sempre ligue para o proprietário da unidade para solicitar a entrega, e peça para que ele retire o pedido na portaria. Não é recomendado que takeaways subam para entregar as encomendas, principalmente com o objetivo de manter a segurança do apartamento e evitar assim as entradas e saídas que são desnecessárias.
Conduzir e monitorar prestadores de serviços
Os apartamentos também costumam ter um número elevado de prestadores de serviços. Dentro de um dia, vários fornecedores aparecerão (técnicos de internet, encanadores, etc.). Tem muita gente saindo, é difícil ter o controle de todo mundo, e os moradores nem sempre avisam quem eles estão esperando.
Antes de conceder o acesso, os vigilantes devem sempre entrar em contato com o proprietário para verificar se o serviço foi realmente solicitado. Uma vez confirmado, o porteiro pode pedir ao morador que desça as escadas para encontrar o fornecedor, ou levá-lo para conhecer alguém.
Identificar anormalidades no condomínio
Os porteiros têm acesso ao sistema de segurança do apartamento e são responsáveis pela identificação de anomalias, devendo comunicar ao responsável e ao ocupante. Isso inclui elevadores que podem parar de funcionar, estranhos entrando em áreas restritas, brigas, vandalismo, entre outros.
Guardar o livro de ocorrências
Um registro de eventos deve ser mantido na área de recepção e mantido pelo mesmo local, onde moradores ou lojistas podem relatar os seus devidos problemas, desenvolver as devidas necessidades de manutenção de áreas comuns ou sugerir melhorias.
A equipe da portaria deve garantir que os proprietários das unidades escritas deixem suas assinaturas para evitar a apresentação de denúncias e reclamações anonimamente ou usar o nome de outra pessoa. Os guardas devem notificar os proprietários ou administradores de condomínios que há novas informações no livro de eventos.
Agindo diante de emergências
Os porteiros devem sempre saber agir dentro das condições anormais do apartamento. Pois, como o porteiro tem acesso a todo sistema de segurança, ele vai se tornar os “olhos do apartamento”.
Ele precisa ficar de olho em tudo e saber o que fazer se alguém ficar preso em um elevador ou um suspeito ficar no prédio.
Atualmente, os edifícios têm sistemas de segurança interna com alarmes que estão associados a empresas de segurança. Os guardas devem ser instruídos sobre como obter ajuda.
É fundamental sempre ter um telefone que possa fazer as devidas ligações externas dentro da recepção e uma lista de serviços.
