Você ficaria surpreso ao saber que 54% dos funcionários de alto desempenho descrevem um escritório de plano aberto como “distrativo demais”? Mas não entre em pânico, embora a produtividade em um escritório de plano aberto venha com alguns desafios inerentes, temos algumas dicas para manter o foco e ser produtivo.
Distrações ao longo do dia podem custar a você e seus funcionários até 3-4 horas de tempo produtivo por dia. E pode levar em média 23 minutos e 15 segundos para retornar à tarefa original após uma interrupção.
A maior perda de tempo produtivo durante o dia são as interrupções dos colegas. Em média, os funcionários em ambientes de escritório aberto recebem 29% mais interrupções do que aqueles em escritórios privados.
Evidentemente, um ambiente de coworking pode tornar extremamente desafiador focar e ser produtivo no trabalho.
Para ajudá-lo a manter a produtividade em um ambiente de trabalho aberto, reunimos nove dicas comprovadas para manter o foco. E o melhor é que essas dicas vão te ajudar se você trabalha em um escritório aberto, um centro de coworking, uma cafeteria ou qualquer outro ambiente compartilhado.
1. Obtenha informações de sua equipe
Lembra-se anteriormente quando mencionamos que leva até 25 minutos para reorientar após uma interrupção? Se você for interrompido 16 vezes em um dia de trabalho de oito horas, é melhor ficar na cama.
Como você pode combater esse problema? Se você gerencia uma equipe de cinco ou 50 pessoas, comece com uma reunião casual com seus funcionários. Tenha uma discussão honesta sobre como todos podem otimizar seu trabalho em um ambiente aberto.
O que está funcionando (e não está funcionando) no design atual do escritório? Existem áreas específicas que são especialmente barulhentas ou perturbadoras? Existem certas situações ou momentos do dia em que todos parecem ter problemas para se concentrar?
Depois de receber informações claras de todos, concentre-se em criar um plano para minimizar as distrações.
Por exemplo, quando alguém está ao telefone, todos na vizinhança podem baixar a voz para um sussurro? Seria benéfico para todos agendar uma hora em todo o escritório, sem interrupções, todas as manhãs ou tardes? Você poderia transformar aquele canto não utilizado em um ambiente tranquilo, semelhante a uma biblioteca, se alguém precisar de alguns minutos de silêncio?
O objetivo desta sessão de brainstorming é ser proativo. Você quer dar a todos a chance de colaborar na otimização do ambiente de trabalho.
2. Altere sua localização
Se você está tendo problemas para se concentrar em sua estação de trabalho habitual, leve seu laptop para outro lugar. É provável que você encontre um recanto ou canto tranquilo em algum lugar que não esteja sendo usado.
Existe uma sala de conferências vazia ou um cubículo semi-privado que você possa usar por uma ou duas horas? Se sua empresa abrange vários andares, você pode subir ou descer um andar? É menos provável que você se distraia se estiver cercado por pessoas que também não conhece.
E se você perceber que seus funcionários estão constantemente acordados e mudando seus locais de trabalho para buscar a solidão? Isso é um sinal de que é hora de reformar o escritório para tornar o espaço mais produtivo para todos. Tome a iniciativa de adicionar alguns sofás aconchegantes à sala de descanso ou crie uma pequena “zona silenciosa” onde seus funcionários possam se concentrar.
Se você (ou seus funcionários) ainda tiver problemas para se concentrar ocasionalmente, uma visita a uma cafeteria ou biblioteca próxima pode ser a maneira perfeita de apertar o botão de reset.
Descobriu-se que o “efeito café” aumenta a concentração e ajuda seu cérebro a ter um melhor desempenho. A quantidade certa de ruído de fundo não apenas melhora seu humor e aguça sua visão, mas também pode aprimorar suas habilidades de tomada de decisão.
Alguns tipos de ruído de fundo comprovadamente produzem sinais sensoriais que ajudam seu cérebro a sair da rotina e ver as coisas de uma perspectiva diferente.
3. Mude para a comunicação em lote
Parece que você é constantemente interrompido pelos mesmos indivíduos? Existe uma pessoa que envia um e-mail ou mensagem do Slack a cada poucos minutos?
Para reduzir as interrupções, peça a essa pessoa (ou a todos da equipe) para manter uma lista contínua de perguntas, solicitações e necessidades. Em seguida, reserve algumas vezes ao dia para verificar seu e-mail ou o grupo de bate-papo do escritório para resolver essas preocupações.
Dicas mais úteis para manter o foco incluem pedir aos funcionários ou colegas que enviem um e-mail para você em vez de ligar, enviar mensagens ou interrompê-lo fisicamente. Quanto menos interrupções todos receberem, melhor todos poderão se concentrar no trabalho.
Claro, você sempre pode fazer exceções se houver uma verdadeira emergência ou algo que não pode esperar até o final do dia.
4. Crie estações de trabalho permanentes
Uma maneira segura de aumentar a produtividade e reduzir as dores é mudar para as mesas de pé. Na verdade, ficar em pé enquanto você trabalha melhora a circulação, ajuda a queimar mais calorias e aumenta a digestão e os níveis de energia.
Dependendo do tamanho da sua empresa, talvez você não consiga investir em mesas de pé para todos. Se possível, no entanto, você poderia adicionar algumas estações de trabalho em pé ao redor do escritório para que os funcionários possam aproveitá-las, se quiserem.
Se você está se perguntando se ficar em pé realmente faz tanta diferença, a resposta é sim. Estudos mostram que trabalhadores em pé podem ser 45% mais produtivos do que seus colegas sentados!
E não vamos esquecer um fato ainda mais importante: ficar sentado por mais de seis horas por dia aumenta o risco de morte precoce em quase 20%.
5. Renove seu espaço de trabalho pessoal
Outra de nossas dicas úteis para manter o foco é aproveitar ao máximo seu próprio espaço pessoal. E mesmo que o espaço seja limitado, pequenas mudanças podem fazer uma enorme diferença na sua capacidade de concentração.
Por exemplo, você pode adicionar um pouco de vida (literalmente) colocando um vaso de plantas, suculentas ou aquários em sua mesa. Outros impulsionadores de produtividade incluem um difusor de óleo essencial, mister de aromaterapia, uma pequena fonte ou um fabricante de ruído branco.
Claro, antes de adicionar qualquer coisa com sons ou cheiros, verifique com seus colegas próximos para garantir que a adição não se torne uma distração para eles.
6. Inicie um “Sala de Estudos” para Adultos
Você se lembra no ensino médio, quando todos iam à biblioteca para uma hora de silêncio para estudar ou terminar a lição de casa? Esse mesmo conceito pode fazer maravilhas para aumentar o foco e a produtividade entre sua equipe.
Designe uma ou duas horas por dia de trabalho para trabalhar em silêncio e não interromper um ao outro. Defina o bate-papo em grupo para o modo “não perturbe” e desative as notificações por e-mail para que ninguém fique tentado a quebrar o silêncio.
Dependendo das necessidades do seu negócio, isso pode funcionar melhor logo pela manhã ou no final do dia, antes de todos irem para casa. Outro momento que funciona bem é logo após a pausa para o almoço, quando todos tiveram a chance de colaborar.
7. Pegue um pouco de ar fresco
Há alguns dias em que todas essas dicas para manter o foco simplesmente não serão suficientes. Se você está lidando com um cliente difícil ou as interrupções não param de acontecer, às vezes a melhor coisa que você pode fazer é sair.
Reserve alguns momentos para se sentar ao sol ou dar uma rápida caminhada ao redor do quarteirão. Reserve um momento para meditar ou fazer uma oração para ajudá-lo a recuperar o foco. Se houver um parque próximo, passe alguns minutos se reconectando com a natureza.
Você certamente se sentirá mais equilibrado e pronto para lidar com essas tarefas quando retornar ao escritório.
8. Use fones de ouvido
Para abafar o ruído de fundo, o lugar mais óbvio para começar é usando fones de ouvido.
Há uma variedade de fones de ouvido com cancelamento de ruído no mercado hoje que criam uma bolha tranquila para que você possa se concentrar no trabalho. Você também pode usar fones de ouvido para ouvir música simplificada que aumenta a cognição, o humor e a produtividade.
Um estudo descobriu que os trabalhadores que ouviram música simplificada superaram significativamente aqueles que ouviram música simples quando se tratava de foco percebido, precognição, persistência de tarefas e pensamento criativo.
Os fones de ouvido têm a mesma finalidade, mas não são tão visíveis para seus colegas e podem não ter o mesmo impacto. Todos podem ver seus fones de ouvido do outro lado do escritório, enviando um sinal claro de “Não perturbe” de que você está focado em seu trabalho.
É menos provável que alguém o interrompa quando você estiver usando fones de ouvido. Se eles estiverem procurando por um bate-papo amigável com bebedouros, eles passarão para outra pessoa que pareça menos preocupada.
9. Crie um “Sinal de Ocupado” Universal
Mencionamos anteriormente que os fones de ouvido podem evitar interrupções, mas não são a única solução. Outra ideia que funciona bem em um escritório de plano aberto é ter um sinal visual que signifique: “Estou ocupado, não me interrompa”.
Algumas empresas usaram com sucesso sinais de “Não perturbe” nas costas das cadeiras (ou como placas na mesa). Outros usam uma bandeira colorida em um monitor ou ao lado de um laptop para sinalizar um trabalho profundo. Uma empresa usou com sucesso indicadores de luz LED que mudam de verde para vermelho para sinalizar quando os funcionários estão disponíveis para colaborar.
Se a maioria de seus funcionários prefere fones de ouvido aos fones de ouvido mencionados acima, aqui está outra ideia. Você poderia introduzir um sistema simples com estes sinais:
- Dois fones de ouvido significam: “Estou focado no meu trabalho, não me interrompa”
- Um fone de ouvido significa: “Estou disponível para responder a uma breve pergunta”
- Ambos os fones de ouvido significam: “Estou pronto para colaborar com meus companheiros de equipe”
Não há regras rígidas e rápidas aqui. Trata-se de encontrar um sistema que funcione para você e seus funcionários.
Use estas dicas para manter o foco em um escritório aberto
Se você passa seus dias em um escritório aberto ou sai ocasionalmente para trabalhar em seu café favorito, leve essas dicas de foco com você.
Comunique-se com sua equipe e descubra o que está funcionando e o que não está dentro do escritório. Tome medidas proativamente para ajudar todos a se concentrarem, desde a criação de “sinais de ocupado” até o estabelecimento de um horário de trabalho sem interrupções. E lembre-se de que, às vezes, uma breve mudança de cenário é tudo o que você precisa para apertar o botão de reset e recuperar o foco.
Se você fizer todas essas coisas, você (e todos que trabalham para você) se sentirão focados, produtivos e felizes.
Você está se sentindo inspirado depois de ler essas dicas para manter o foco? Não pare aqui! Continue sua educação com um desses livros de leitura obrigatória que focam e produtividade para executivos e empreendedores como você.
